-->
15 октября 2009

Десять типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Трудовой кодекс Российской Федерации **(ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей малого бизнеса продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме — право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ.

Таким образом, **трудовые договоры
должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ. В то же время письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Отсутствие должного внимания к системе учета кадров, несвоевременное оформление на работу приводит к необходимости формировать документы о приеме на работу значительно позже. В результате дата начала работы в приказе о приме на работу может не соответствовать дате начала работы по трудовому договору, что в итоге послужит поводом для возникновения трудовых споров с работниками.

Помимо обязанности работодателя ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу, работодатель также в соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ должен ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных работников и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника. Наличие таких локальных нормативных актов многие работодатели считают обузой, не думая, какой управленческий ресурс могут содержать эти документы. Кроме того, отсутствие в организации правил внутреннего трудового распорядка и иных обязательных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, расценивается трудовой инспекцией как нарушение действующего трудового законодательства, что может послужить основанием к привлечению организации или должностных лиц организации к административной ответственности.

Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще — работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, — либо оформляют приказы с нарушением «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:

№ Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

№ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

№ Т-2 «Личная карточка работника»;

№ Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

№ Т-3 «Штатное расписание»;

№ Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

№ Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

№ Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

№ Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

№ Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

№ Т-7 «График отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;

№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как «по собственному желанию», происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

Особое внимание следует уделить вопросу о ведении трудовых книжек на предприятиях малого бизнеса. В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»). Согласно «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе.

Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н. Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера. Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения.К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие: — зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) «Сведения о работе», «Сведения о награждениях»; — внесение записи о работе в раздел «Сведения о награждениях»; — неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

Еще одной распространенной ошибкой является ненадлежащее оформление личных карточек работников. Личную карточку (унифицированная форма № Т-2) следует оформлять в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Личная карточка является документом по учету труда и заполняется на всех работников. Согласно «Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

Вопросы взаимоотношений работодателя с работниками в части регулирования оплаты труда и учета рабочего времени также требуют внимания. На малых предприятиях, как правило, отсутствуют табели учета рабочего времени. Тем не менее, в соответствии со статьей 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы применяют унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени (формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени»), утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Автор: Петина Н.Г.
Материал взят с сайта http://www.rusconsult.ru


Внимание!
По вопросу размещения интересных материалов обращайтесь.